الشروط والأحكام لاستخدام منصة SEJEL

تاريخ النفاذ: 2025-10-02

تمثل هذه الوثيقة اتفاقية ملزمة بين الشركة المشغلة لمنصة سجل, وبين المستخدم ("العميل" أو "المستفيد")، ويُعدّ استخدامك للمنصة أو أي من خدماتها موافقة صريحة وضمنية على جميع ما ورد فيها من أحكام وشروط. وأي مخالفة لهذه الشروط تعرّض المستخدم للمساءلة القانونية وتعطي الشركة حق تعليق أو إنهاء الخدمة.

1- التعريفات والمقدمة

• المنصة: النظام الإلكتروني المملوك والمشغل من قبل مؤسسة سجل، ويشمل خدمات الأرشفة، إدارة المستندات والعقود، تنظيم الموظفين، وخدمات التذكير والتواصل الإلكتروني.
• الشركة المشغلة: الكيان القانوني المرخص الذي يمتلك ويدير المنصة.
• المستخدم: أي شخص اعتباري أو طبيعي يقوم بإنشاء حساب أو استخدام خدمات المنصة.
• الاشتراك: النظام المالي الشهري أو السنوي الذي يتيح للمستخدم الاستفادة من الخدمات وفق الباقة المختارة.
• الخدمات: كافة المزايا التي تقدمها المنصة، بما في ذلك رفع وإدارة الملفات، إدارة الموظفين، تذكير مواعيد العقود، التواصل عبر SMS وEmail، ولوحة التحكم الخاصة بالبيانات.
• البيانات: كافة المعلومات، المستندات، والملفات التي يرفعها المستخدم أو موظفوه عبر المنصة.

2- الاشتراكات والدفع

• تقدم المنصة خدماتها على أساس الاشتراك المدفوع مقدماً.
• يتم تحصيل الرسوم عبر وسائل الدفع المعتمدة والمعلنة داخل المنصة.
• الاشتراكات تُجدَّد تلقائياً ما لم يقم المستخدم بإلغائها قبل موعد التجديد.
• لا تُسترد الرسوم بعد بدء فترة الاشتراك، باستثناء ما تراه الشركة مناسباً وفقاً للسياسة الداخلية أو المتطلبات النظامية.
• التأخر عن السداد يمنح الشركة حق تعليق أو إلغاء الخدمة دون الإخلال بحقها في المطالبة بالرسوم المستحقة.

3- رفع وإدارة الملفات

• يلتزم المستخدم باستخدام خاصية رفع الملفات ضمن الحدود المقررة للسعة التخزينية ونوع الملفات المسموح بها.
• يحظر رفع أي ملفات تتضمن فيروسات، أو برامج ضارة، أو أي محتوى مخالف للأنظمة، أو منتهك لحقوق الملكية الفكرية.
• تحتفظ المنصة بحق حذف أو حظر أي محتوى مخالف.
• يتم توفير نسخ احتياطية بشكل دوري، لكن لا تتحمل المنصة المسؤولية عن فقدان كامل البيانات نتيجة ظروف خارجة عن السيطرة.

4- إدارة الموظفين والبيانات

• يمكن للمستخدم إضافة موظفين إلى حسابه وتوزيع الصلاحيات بينهم.
• جميع الأنشطة التي يقوم بها الموظفون عبر حسابات الشركة تقع تحت مسؤولية المستخدم.
• تلتزم المنصة بعدم مشاركة بيانات الموظفين والعملاء إلا في حدود الضرورة النظامية أو التشغيلية.

5- التواصل الإلكتروني (SMS وEmail)

• تعتبر الرسائل النصية والبريد الإلكتروني قنوات رسمية للتواصل مع المستخدمين، وتشمل التذكيرات، التنبيهات، الفواتير، والإعلانات.
• يقر المستخدم بموافقته على استلام الرسائل التشغيلية والتسويقية، مع حقه في إلغاء الرسائل التسويقية فقط.
• أي استخدام لهذه القنوات يعني موافقة صريحة على تسجيل وحفظ محتوى الرسائل والإشعارات كأدلة قانونية عند الحاجة.
• يحظر على المستخدم استخدام قنوات التواصل المدمجة في المنصة (البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية) لأي غرض غير مشروع، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: إرسال رسائل عشوائية (Spam)، أو رسائل مزعجة أو مسيئة، أو ترويجية لا ترتبط بالخدمات المقدمة عبر المنصة، أو محتوى مخالف للأنظمة أو الآداب العامة أو حقوق الغير.
• في حال ثبوت إساءة الاستخدام، يحق للشركة المشغلة اتخاذ أحد أو جميع الإجراءات التالية دون إشعار مسبق:
  1. تعليق الخدمة أو إنهاؤها بشكل فوري.
  2. فرض غرامات مالية تعويضية عن أي أضرار مباشرة أو غير مباشرة تلحق بالمنصة أو بالأطراف المتضررة.
  3. إبلاغ الجهات المختصة وفق القوانين المعمول بها، وتحميل المستخدم كامل المسؤولية القانونية والجزائية المترتبة.
• يقر المستخدم بمسؤوليته الكاملة عن أي إساءة استخدام تنشأ من حسابه أو حسابات موظفيه، ويلتزم بتعويض الشركة المشغلة أو أي طرف ثالث عن أي ضرر أو مطالبة تنتج عن ذلك.

6- حماية البيانات والسرية

• تلتزم الشركة المشغلة بتطبيق أعلى معايير الأمان السيبراني لحماية البيانات.
• يتم تخزين البيانات في مراكز بيانات داخل السعودية أو خارجها وفق ما هو معلن للمستخدم.
• تلتزم المنصة بالأنظمة المحلية مثل نظام حماية البيانات الشخصية السعودي، إضافةً إلى أي التزامات دولية ذات صلة إذا كان للمستخدم نشاط عالمي.
• يُمنع المستخدم من مشاركة بيانات الدخول الخاصة به، وتتحمل الشركة أي تبعات ناتجة عن إهمال أو سوء استخدام من جانبه.

7- التسويق والتطوير المستمر

• يحق للمنصة استخدام البيانات الإحصائية غير الشخصية لتحسين الخدمة وتطوير خصائصها.
• قد يتم إعلام المستخدمين بأي تحديثات رئيسية أو تغييرات جوهرية في آلية عمل المنصة أو سياساتها عبر البريد الإلكتروني أو واجهة النظام.

8- حدود المسؤولية

المنصة غير مسؤولة عن أي أضرار مباشرة أو غير مباشرة ناتجة عن:

• انقطاع الخدمة نتيجة أعطال تقنية أو قوة قاهرة.
• فقدان البيانات بسبب ظروف خارجة عن السيطرة.
• استخدام غير مشروع من قبل المستخدم أو موظفيه.

الحد الأقصى لمسؤولية المنصة لا يتجاوز مجموع الرسوم المدفوعة من المستخدم خلال آخر ثلاثة أشهر قبل المطالبة.

9- القانون الواجب التطبيق وحل النزاعات

• تخضع هذه الاتفاقية لأنظمة المملكة العربية السعودية.
• يتم فض أي نزاع عبر التسوية الودية أولاً، وإذا تعذر، فيكون الاختصاص للمحاكم المختصة في جدة.

10- التعديلات على الشروط

• تحتفظ المنصة بحق تعديل هذه الشروط في أي وقت.
• يصبح أي تعديل نافذاً بمجرد نشره على المنصة، ويُعد استمرار الاستخدام موافقة ضمنية عليه.
• يتحمل المستخدم مسؤولية مراجعة هذه الصفحة دورياً لمتابعة أي تغييرات.

Terms and Conditions for Using the SEJEL Platform

Effective Date: 2025-10-02

This document represents a binding agreement between the company operating the SEJEL platform and the user ("the Client" or "the Beneficiary"). By using the platform or any of its services, you provide explicit and implicit consent to all the provisions and conditions stated herein. Any violation of these terms subjects the user to legal accountability and grants the company the right to suspend or terminate the service.

1. Definitions and Introduction

• Platform: The electronic system owned and operated by SEJEL, including services of archiving, document and contract management, employee organization, and electronic communication and reminders.
• Operating Company: The licensed legal entity that owns and manages the platform.
• User: Any natural or legal person who creates an account or uses the platform's services.
• Subscription: The monthly or annual financial plan that allows the user to benefit from services according to the selected package.
• Services: All features provided by the platform, including file upload and management, employee management, contract reminder notifications, communication via SMS and Email, and the data control panel.
• Data: All information, documents, and files uploaded by the user or their employees through the platform.

2. Subscriptions and Payment

• The platform provides its services on a prepaid subscription basis.
• Fees are collected through the approved and announced payment methods within the platform.
• Subscriptions renew automatically unless canceled by the user before the renewal date.
• Fees are non-refundable once the subscription period has begun, except as deemed appropriate by the company under internal policy or legal requirements.
• Late payment entitles the company to suspend or cancel the service without prejudice to its right to claim due fees.

3. File Upload and Management

• The user must use the file upload feature within the allocated storage limits and allowed file types.
• It is prohibited to upload files containing viruses, malware, or any unlawful content, including infringements of intellectual property rights.
• The platform reserves the right to delete or block any violating content.
• Backups are provided periodically, but the platform is not responsible for complete data loss caused by circumstances beyond its control.

4. Employee and Data Management

• The user may add employees to their account and assign permissions among them.
• All activities performed by employees through the company's accounts fall under the user's responsibility.
• The platform commits not to share employee or client data except within the limits of regulatory or operational necessity.

5. Electronic Communication (SMS and Email)

• SMS and email are considered official channels for communication with users, including reminders, notifications, invoices, and announcements.
• The user acknowledges consent to receive operational and marketing messages, with the right to opt out of marketing messages only.
• Use of these channels constitutes explicit consent to record and store the content of messages and notifications as legal evidence when needed.
• The user is prohibited from using the integrated communication channels (email or SMS) for unlawful purposes, including but not limited to: sending spam, harassing or abusive messages, unrelated promotional content, or any content violating laws, public morals, or third-party rights.
• In case of proven misuse, the operating company has the right to take one or all of the following actions without prior notice:
  1. Suspend or terminate the service immediately.
  2. Impose financial penalties as compensation for direct or indirect damages caused to the platform or affected parties.
  3. Notify the competent authorities under applicable laws, holding the user fully liable for resulting legal or criminal consequences.
• The user acknowledges full responsibility for any misuse originating from their account or their employees' accounts, and commits to indemnify the operating company or any third party for damages or claims resulting thereof.

6. Data Protection and Confidentiality

• The operating company commits to applying the highest cybersecurity standards to protect data.
• Data is stored in data centers located inside or outside Saudi Arabia, as disclosed to the user.
• The platform complies with local regulations such as the Saudi Personal Data Protection Law, as well as any relevant international obligations for users with global operations.
• The user is prohibited from sharing their login credentials, and the company bears no liability for consequences arising from negligence or misuse on the user's part.

7. Marketing and Continuous Development

• The platform has the right to use non-personal statistical data to improve the service and develop its features.
• Users may be notified of major updates or substantial changes to the platform's operations or policies via email or system interface.

8. Limitation of Liability

The platform is not responsible for any direct or indirect damages resulting from:

• Service interruption due to technical failures or force majeure.
• Data loss due to circumstances beyond control.
• Unlawful use by the user or their employees.

The platform's maximum liability does not exceed the total fees paid by the user during the three months preceding the claim.

9. Governing Law and Dispute Resolution

• This agreement is governed by the laws of the Kingdom of Saudi Arabia.
• Any disputes shall first be resolved amicably; if unresolved, jurisdiction lies with the competent courts in Jeddah.

10. Amendments to Terms

• The platform reserves the right to amend these terms at any time.
• Any amendment becomes effective once published on the platform, and continued use constitutes implied acceptance.
• Users are responsible for periodically reviewing this page to stay updated with changes.